Obowiązek Informacyjny HR Level UP

Zgodnie z art. 13 i art. 14 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych), dalej: „RODO”, informujemy, że przetwarzamy Pana / Pani dane osobowe, które gromadzimy w związku z prowadzoną korespondencją, dążeniem do zawarcia oraz zawarciem i realizacją umowy w związku z prowadzoną działalnością rekrutacyjną, szkoleniową, mentoringową oraz z realizacją usług oceny kompetencji (Assessment Center / Development Center / Feedback 360°) i innych. Dane zostały nam udostępnione bezpośrednio przez Pana / Panią lub podmiot, z którym została zawarta umowa, a na rzecz którego wykonuje Pan/Pani obowiązki zawodowe, w tym w ramach stosunku pracy lub innego stosunku prawnego o podobnym charakterze.

Administrator danych osobowych

Administratorem Pana / Pani danych osobowych jest HR LEVEL UP spółka z ograniczoną odpowiedzialnością z siedzibą w Warszawie, pod adresem: ul. Złota 59, 00-120 Warszawa, wpisaną do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego, prowadzonego przez Sąd Rejonowy dla m.st. Warszawy w Warszawie, XII Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS: 0000950443, NIP: 5252894229, REGON: 521142870, kapitał zakładowy: 5.000,00 zł.

Zakres przetwarzanych danych

Przetwarzamy Pana / Pani dane osobowe gromadzone w związku z prowadzoną korespondencją, dążeniem do zawarcia oraz zawarciem i realizacją w/w umowy. Pośród tych danych mogą znajdować się, w szczególności, następujące informacje:

imię i nazwisko,
adres e-mail służbowy,
numer telefonu służbowy,
firma,
stanowisko,
adres stałego miejsca wykonywania działalności gospodarczej,
numer NIP.

Cele i podstawy przetwarzania

Dane przetwarzane są w następujących celach i w oparciu o następujące podstawy prawne:

zawarcie i wykonanie umowy (art. 6 ust. 1 lit. b RODO),

uwzględnianie faktur wystawianych w związku z umową w dokumentacji księgowej oraz realizacja pozostałych obowiązków rachunkowych i księgowych nakładanych przez przepisy prawa (art. 6 ust. 1 lit. c RODO),

ustalenie, dochodzenie lub obrona roszczeń związanych z umową, co jest naszym prawnie uzasadnionym interesem (art. 6 ust. 1 lit. f RODO),
prowadzenie korespondencji, co jest naszym prawnie uzasadnionym interesem (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).

Odbiorcy danych

W przetwarzaniu Pana / Pani danych osobowych mogą brać udział następujące podmioty:

biuro rachunkowe – w zakresie prowadzenia księgowości, która związana jest z przetwarzaniem danych osobowych zawartych w dokumentach księgowych,
obsługa IT – w zakresie świadczenia obsługi informatycznej, która może wiązać się z dostępem do danych osobowych przetwarzanych w ramach zasobów informatycznych,
dostawca oprogramowania poczty e-mail, dysku chmurowego i komunikatora online – w zakresie przechowywania danych osobowych na serwerze poczty e-mail, dysku chmurowego i komunikatora online,
podwykonawcy – w zakresie świadczenia usług, które wiążą się z dostępem do danych osobowych, w tym dostawcy systemów eRecruiter, Thomas International, Gallup StrengthsFinder .

Wszystkie powyższe podmioty biorą udział w procesie przetwarzania danych osobowych na podstawie zawartych umów powierzenia przetwarzania danych osobowych. Wszystkie te podmioty zapewniają odpowiedni poziom ochrony danych osobowych.

Pana / Pani dane osobowe mogą być przekazywane do urzędów skarbowych w ramach wypełniania obowiązków związanych z rozliczeniami publiczno-prawnymi. Pana / Pani dane osobowe mogą być również przekazywane innym organom lub instytucjom uprawnionym na podstawie przepisów prawa, jeżeli będzie to konieczne do wypełniania obowiązków nałożonych przepisami prawa lub dochodzenia swoich praw.

W sytuacji, w której konieczne byłoby skorzystanie przez nas z profesjonalnej pomocy prawnej, Pana / Pani dane osobowe mogą być przekazywane do kancelarii prawnych świadczących na naszą rzecz pomoc prawną w zakresie, w jakim jest to konieczne do dochodzenia naszych praw lub obrony przed roszczeniami.

Przekazywanie danych do państw trzecich

W związku z korzystaniem z usług hostingu, chmurowych oraz podwykonawców, może dochodzić do przekazywania danych do państw trzecich w związku z ich przechowywaniem na serwerach zlokalizowanych poza Europejskim Obszarem Gospodarczym. Dostawcy tych usług zapewniają odpowiedni poziom ochrony danych osobowych poprzez stosowane mechanizmy zgodności, takie jak programy certyfikujące lub standardowe klauzule umowne.

Okres przechowywania danych

Pana / Pani dane osobowe będą przechowywane do końca okresu przedawnienia roszczeń z umowy. Ponadto, Pana / Pani dane będą przechowywane przez taki okres, w którym przepisy prawa nakazują nam przechowywać te dane w ramach dokumentacji księgowej.

Uprawnienia związane z przetwarzaniem

W związku z przetwarzaniem danych osobowych przysługują Panu / Pani następujące uprawnienia:

prawo dostępu do swoich danych oraz otrzymania ich kopii,
prawo do sprostowania (poprawiania) swoich danych,
prawo do usunięcia danych (jeżeli Pana / Pani zdaniem nie ma podstaw, abyśmy przetwarzali Pana / Pani dane, może Pan / Pani żądać, abyśmy je usunęli),
prawo do ograniczenia przetwarzania danych (może Pan / Pani żądać, abyśmy ograniczyli przetwarzanie danych wyłącznie do ich przechowywania lub wykonywania uzgodnionych z Panem / Panią działań, jeżeli Pana / Pani zdaniem mamy nieprawidłowe dane lub przetwarzamy je bezpodstawnie),
prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych (ma Pan / Pani prawo do sprzeciwu wobec przetwarzania danych na podstawie prawnie uzasadnionego interesu; powinien Pan / Pani wskazać nam Pana / Pani szczególną sytuację, która Pana / Pani zdaniem uzasadnia zaprzestanie przez nas przetwarzania objętego sprzeciwem; przestaniemy przetwarzać Pana / Pani dane w tych celach, chyba że wykażemy, że podstawy przetwarzania przez nas danych są nadrzędne wobec Pana / Pani praw lub też, że Pana / Pani dane są nam niezbędne do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń),
prawo do przenoszenia danych (ma Pan / Pani prawo otrzymać od nas w ustrukturyzowanym, powszechnie używanym formacie nadającym się do odczytu maszynowego dane osobowe, które Pan / Pani nam dostarczył na podstawie umowy lub Pana / Pani zgody; może nam Pan / Pani zlecić przesłanie tych danych bezpośrednio innemu podmiotowi),
prawo wniesienia skargi od organu nadzorczego (jeżeli stwierdzi Pan / Pani, że przetwarzamy dane niezgodnie z prawem, może Pan / Pani złożyć w tej sprawie skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych lub innego właściwego organu nadzorczego).

W celu wykonania swoich praw prosimy skierować swoje żądanie pod adres e-mail: joanna.chrobak@hrlevelup.pl. Proszę pamiętać, że przed realizacją Pana / Pani uprawnień będziemy musieli odpowiednio Pana / Panią zidentyfikować.

Informacja o wymogu / dobrowolności podania danych

Podanie przez Pana / Panią danych jest warunkiem zawarcia umowy.

Profilowanie

Administrator może wykorzystywać systemy informatyczne (np. system eRecruiter, Thomas International, Gallup StrengthsFinder) do częściowo zautomatyzowanej analizy danych, w tym profilowania kompetencji. Profilowanie nie prowadzi do podejmowania decyzji wywołujących skutki prawne wobec osoby, której dane dotyczą. Decyzja o skorzystaniu z proponowanych usług zawsze należy do Pana / Pani.